Power BI im Budgetmonitoring 


Projektmanagement

 

Es ist immer wichtig sein genehmigtes Budget im Auge zu haben, um ggf. Überraschungen frühzeitig zu erkennen und Gegenmaßnahmen ergreifen zu können.  

Challenge

Entwicklung und Etablierung eines managementtauglichen Tools, welches schnell Aufschluss über den aktuellen Stand des Budgets gibt.  
Eingesetztes Tool: BI / Power-BI 

Concept

  1. Planung  
        a) Definition der Kosten 
        b) Definition des Zeitpunkts, an dem die Kosten anfallen 
        c) Definition nach Kostenart und / oder Workstream
  2.  Ist 
        a) Automatisches Einlesen der Ist-Kosten entweder durch 
             ii) entsprechende Schnittstellen, oder durch  
             iii) weitestgehend automatisierte Uploads aus Reporting-Tools der Buchhaltung (z.B. SAP BW) 
  3. Soll – Ist Abweichung 
        a) Definition des Analysezeitraums (z. B. monatlich) 
        b) Definition und Ausweis von KPIs / Ampelmechanismen für Abweichungen 
        c) Durch Power BI-Tools kann somit schnell, übersichtlich und vor allem managementtauglich eine Analyse über                                  Abweichungen (Unter- oder Überverbrauch) gemacht werden 
        d) Drill Downs erlauben weitreichende Analysen der Abweichungen 

Result

Durch den Einsatz von Schnittstellen und BI-Lösungen kann ohne manuellen Aufwand und ohne großen zeitlichen Aufwand, schnell eine Abweichung eines Budgets aufgedeckt werden. Entsprechende Handlungsmaßnahmen lassen sich schneller und effizienter definieren.  

 

 

 

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