Wer ist der wichtigste Stakeholder in einem globalen, internen Software-Implementierungsprojekt? Man könnte meinen es seien der Vorstand oder die Shareholder des Unternehmens. Zwangsläufig stellt man jedoch fest, dass es meist die Endnutzer sind, die am meisten von Neuerungen betroffen sind und die als Anwender das wertvollste Feedback in der Implementierungsphase liefern können.
Die Entwicklungsphase des S4/HANA Implementierungsprojektes war abgeschlossen und nach traditionellem Projektmanagementvorgehen stand die Testphase vor der Tür. Es stellte sich die Frage wie man zukünftige User des Systems am besten in die Testphase integrieren konnte, um größere Fehlfunktionen im funktionalen System zu vermeiden. Dies gestaltet sich aufgrund des laufenden Tagesgeschäfts und der damit einhergehenden hohen Auslastung der User oft als schwierig. Außerdem sind sich diese ihres Know-Hows und ihres Einflusses oftmals nicht bewusst oder empfinden Testphasen als lästige Zusatzarbeit.
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Challenge
Entwicklung eines UAT (User Acceptance Test) Konzeptes, welches sicherstellt, dass User die bis dato entwickelte Systemversion gewissenhaft testen und so ein fehlerfreier Business Go-Live gewährleistet werden kann.
Concept
- Nominierung für die Testphase verantwortlicher Key User durch die Business Unit Heads (Ziel: Eigenverantwortlichkeit der BUs für das zu entwickelnde System schaffen)
- Veranstaltung eines Kick-Off Events für ernannte Key User (Ziel: Verständliche Vermittlung von Sinn & Zweck eines UAT für die User und des positiven, langfristigen Effekts auf deren Tagesgeschäft bei aktiver Teilnahme am UAT)
- Ganztägig geöffnete virtuelle UAT Räume für Rückfragen (Ziel: Ganztägige Verfügbarkeit geschulter Fachkräfte, um die Teilnahme am UAT zu vereinfachen und Frustration und Unklarheiten vorbeugen)
- Tägliche UAT Reporting Meetings. Die tägliche Statistik zeigte die Abarbeitungsrate der Testfälle pro BU an, außerdem wurden die prägnantesten Systemfehler diskutiert und Workarounds präsentiert. (Ziel: Fördern des Interesses der User durch Mitsprcherecht)
- Offizielle Sign-Offs zur schriftlichen „Abnahme“ des Systems. Die Sign-Offs wurden zu Beginn des UATs angekündigt. (Ziel: Eigenverantwortung der User für das System, welches für sie konfiguriert wurde, fördern)
Result
Die von den Business Units selbst ernannten Key User besuchten während der 6-wöchigen Testphase regelmäßig den UAT Raum und erstellten qualitativ hochwertige Tickets zu Fehlverhalten im System. Das Hohe Engagement der User konnte erzielt werden, da ein Gefühl von Eigenverantwortung und Verantwortung für das neue System kreiert wurde. Key User fühlten sich bestärkt, Ihre eigenen Interessen zu vertreten und wurden sich Ihrem Real-Life Impact auf deren zukünftiges Arbeitsmittel bewusst. So konnten Fehler im System frühzeitig korrigiert werden und das System zum Business Go-Live in einer für die User attraktiven Version vorgelegt werden.
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