Wissensbibliothek 

 

Projektmanagement

 

Der Wegfall von Ressourcen birgt das Risiko des Verlustes von wichtigem Wissen. Dies ist vor allem bei einem Wegfall von personellen Experten-Ressourcen, in Kombination mit der fehlenden Dokumentation des Wissenspools, der Fall. 

Challenge

Sichtung von über 7.000 E-Mails und über 1.000 Dokumenten. Die Inhalte sollen sinnvoll kategorisiert und dargestellt werden, um einen Wissens- und Informationsüberblick zu gewährleisten. Die Rohdaten sollen gezielt und themenspezifisch abrufbar gemacht werden, um die effiziente Weiterverwendung der großen Datenmengen zu gewährleisten. 

Concept

1. Sichtung 

  • Sammlung aller relevanten Dateien und Aufbau einer Ablagestruktur
  • Sichtung aller vorhandenen Dateien
  • Erarbeitung eines Kategoriensystems anhand der Themen, Tools und Kunden 

 

2. Dokumentation 

  • Inhaltliche Komprimierung aller Inhalte und Durchführung der Kategorisierung inkl. Relevanzeinschätzung
  • Quantitativer Abgleich der zur Verfügung stehenden Dateien und der eingearbeiteten Rohdaten
  • Bereinigung der Rohdaten 

3. Analyse 

  • Struktureller Aufbau einer Wissensbibliothek in Excel
  • Einfügen eines Suchbereichs und Filtermöglichkeiten
  • Übersichtsdarstellung zum inhaltlichen Bezug der Dateien zwischen angegebenem Kunden und vergebener Relevanz sowie eine quantitative Angabe zu Stichworten / Themen durch eine Pivot-Tabelle 

Result

Durch die Sichtung, Kategorisierung und den Aufbau einer Wissensbibliothek ist die Sicherung wichtiger Unternehmensdaten gewährleistet. Somit können große Mengen an Informationen effizient weiter genutzt und Ressourcen eingespart werden. 

 

 

 

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