Jeder Projektmanager kennt das Phänomen, das es im Laufe eines Projektes zu Problemen und Änderungswünschen kommt. Für diese Fälle gibt es den Prozess des Change Requests. Mit einem Change Request kann ein bereits definierter Parameter geändert und angepasst werden und wird somit zu der neuer Benchmark, gegen die ein Abgleich stattfinden kann.
Challenge
Entwicklung und Etablierung eines effizienten Change Prozesses inklusiver entsprechender Tools.
Concept
Definition des Sachverhalts, der zur Erstellung eines Change Requests geführt hat
- Definition einer betragliches Grenze, die zu einem Change Requests führt (z.B. Zeit, Inhalt, Betrag)
- Entwicklung und Darstellung des Prozesses
- Entwicklung eines Templates mit den Inhalten:
a) Datum
b) Antragsteller
c) Projekt-ID
d) Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkung bei Nicht-Genehmigung
e) Betrag (inkl. Erhöhung oder Senkung), sofern es sich um Änderung des Budgets handelt
f) Begründung
g) Sofern es Teilbereiche mit unterschiedlichen Auswirkungen auf Zeit, Budget, Inhalt gibt, können auch diese aufgeführt werden - Unterscheidung im Template nach Feldern, die sich automatisch befüllen und somit für den Projektleiter gesperrt sind und Felder, die vom Projektleiter auszufüllen sind
- Genehmigungsprozess über Sharepoint
a) Antrag wird auf Sharepoint abgelegt und durch Programmleitung bzw. Management freigegeben oder abgelehnt. Vorteil: So ist jederzeit der Status sichtbar - Sobald genehmigt, Prozessierung in nachgelagerten Systemen und Prozessen, z.B. Umbuchung des Budgets
Result
Dank des Change Request Prozesses konnte ein Prozess etabliert werden, der allen Beteiligten volle Transparent über die Notwendigkeit, Abwicklung und den Status gibt.
Somit konnte ein reibungsloser und skalierbarer Prozess entwickelt werden.
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